Rekisteri-ilmoitus
Rekisterinpitäjä
CRD Systems Oy, (Y 2014740-5)Yhteyshenkilö
Asiakasrekisteri
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään nykyisten ja entisten asiakkaidemme ja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen asiakkaiden tietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä reklamaatioiden hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- Sopimuksen täyttämiseksi
- Laki, siltä osin kuin tietojen kerääminen ja rekisteröinti liittyy kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseen
- Rekisterinpitäjän etu siltä osin kuin kerääminen ja rekisteröinti liittyy asiakkuuden jälkitoimiin
- Markkinoinnin osalta suostumukseen
Käsiteltävät henkilötiedot
Pääasiallisesti yhtiön asiakkaat ovat yhtiöitä. Asiakasyhtiöiden tiedot saattavat kuitenkin sisältää asiakkaiden henkilöstön / asiakkaiden henkilötietoja. Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Osoite
- Tiedot tehdyistä sopimuksista, kaupoista ja suorituksista
- Luottokaupan kyseessä ollessa yksityishenkilöiden henkilötunnus
- Henkilön asema organisaatiossa
- Verkkolaskuosoite, laskutussähköpostiosoite tai laskutusosoite
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai organisaatioista, joissa he työskentelevät.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Poikkeuksena laskujen perintään siirtäminen ja tietojen siirrot mahdolliselle ulkoistetulle kirjanpitoyhteisölle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa järjestelmän uudelle ylläpitäjälle. Henkilörekisterin tekninen ylläpitäjä ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvaa yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Profilointi
Rekisterissä olevien tietojen perusteella voidaan suorittaa automaattista käsittelyä sekä tilastotietojen että asiakasprofiilin luomiseksi.
Luovutukset EU/ETA –alueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja säännönmukaisesti EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakastiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on asiakas ja sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvoitteiden keston ajan. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Lakiin perustuvat tietojen rekisteröinnit säilytetään vähintään lain määrittämän vähimmäissäilytysajan. Rekisterinpitäjän etuun perustuvat rekisteröinnit säilytetään vähintään niin kauan kuin etu, esimerkiksi saatava on olemassa. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi antaa kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhtiön käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhtiön oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun yhtiö käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
- vaatia, että automaattisessa käsittelyssä on luonnollinen henkilö mukana suorittamassa profilointia
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhtiö voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pakolliset tiedot
Asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot. Perusteena sopimuksen täyttäminen koskevien lakien noudattaminen sekä yhtiön oikeusturva reklamaatioasioissa.
Seuraus mikäli tietoja ei luovuteta
Asiakkuutta ei voida aloittaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Tietoja saadaan myös asiakasyrityksiltä, yhteydenottolomakkeelta ja alihankkijoilta
Tietojen luovuttaja on asiakas tai asiakasyritys, joka ilmoittaa omien luottamus- ja toimihenkilöidensä tietoja. Tiedot kerätään yhteydenottolomakkeelle annetuista tiedoista. Tietoja kerätään myös alihankkijoilta.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: tom@crd.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa Yhteyshenkilö mainittuun osoitteeseen.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 29.5.2018.